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Rechnungen rechtssicher nach GoBD Konform speichern

Hallo, 


wie löst ihr die Problematik der rechtssicheren Speicherung von Rechnungen. 


Das Speichern in der Dropbox oder S3 wird nicht ausreichen oder? 


Kann mir jemand ein passenden Dienst für Billbee empfehlen? 


Viele Grüße

Matthias


1 Person hat diese Frage

Hi Matthias, 

Mit dem Thema beschäftigen wir uns auch gerade. Ich versuche gerade die Anbindung zu Sevdesk. Dort werden dann alle Rechnungen aus Billbee als Beleg gespeichert. Da SevDesk (laut eigener Aussage) GoBD konform ist müsste das reichen. Dort werden dann auch alle andere Belege gescannt und gespeichert. 

Viele Grüße

Jennifer


1 Person gefällt dies

Ich nutze bisher kein Sevdesk, sonder habe eigentlich vor direkt zum Steuerberater aus Billbee zu exportieren. Was bringst dir Sevdesk für Vorteile? Kosten-/ Nutzen zum Steuerberater ;) Wie ist hier deine Meinung? 


Danke für deine Antwort und viele Grüße
Matthias

Ja, GoBD hochinteressant, weil ja GoBD-Pflicht seit 01.01.2017!
Soweit ich es verstanden habe, muss die Veränderbarkeit von zB Rechnungen geschützt bzw protokolliert werden. Wenn Rechnungen mit Billbee erzeugt werden, dann sollten sie auch in Billbee nach GoBD gespeichert werden. Ein nachträglicher Export der erzeugten Rechnungen in ein GoDB konformes System bringt meiner Meinung nach nichts bzw arbeitet am Ziel der GoBD vorbei.

Wenn Billbee nicht nach GoBD arbeitet, dann können m.E. keine Rechnungen mehr damit erzeugt werden, da es nicht rechtssicher ist. Dann könnte man Billbee nur noch zum Abruf der Marktplatzdaten nutzen und die Daten dann in GoBDkonforme Systeme zu übertragen, mit denen man dann die Rechnung erzeugt und nach GoBD speichert. Soweit ich weiß gilt GoBD für alle Unternehmer jeglicher Umsatzklassen (inkl. Kleinunternehmer).

Insofern wäre ein Statement von Jan hierzu erwünscht.

Hallo zusammen,


Die GoBD schreibt verschiedene Dinge vor.


Z.B.  das Buchungen unveränderlich sein müssen. Das kann Billbee aktuell noch nicht erzwingen, da werden wir demnächst aber einen Modus einbauen, den man optional aktivieren kann. Damit wird dann ein Löschen und Bearbeiten von Bestellungen mit Rechnung nicht mehr möglich sein.


Ein weiterer Punkt ist die Aufbewahrung und Lesbarmachung von Dokumenten. Hier wird vorgeschrieben, dass Dokumente immer im Orginalformat aufbewahrt werden müssen und jederzeit zu Prüfzwecken wieder hergestellt werden können.


Billbee speichert die PDFs nicht selber, sondern nur die zugrundeliegenden Daten. Es ist daher jederzeit möglich, das PDF für eine Rechnung erneut zu erzeugen. Ihr könnt aber natürlich auch die PDFs auf einem Cloudspeicher oder selber archivieren.


Es gibt kein von der Finanzverwaltung anerkanntes "GoBD Zertifikat", GoBD Konformität ergibt sich aus den Funktionen der eingesetzten Software und aber auch dem Umgang damit.

Es ist auch jetzt schon durchaus möglich, mit Billbee GoBD konform zu arbeiten.

Hallo Jan, 

danke für deine Antwort. Ich unterstütze deine Meinung, dass hier noch viel nicht genau definiert ist und oft im Auge des Betrachters oder Prüfer liegt. So wie ich es sehe reichen PDF's sicher und in Reihe gespeichert aus, da PDF's als nicht veränderbar angesehen werden. In den Beispielen werden oft Rechnungen im Word Format genannt, die natürlich auch im Nachhinein schnell veränderbar sind. 

Was wäre dein Weg um momentan "GoBD" Konform mit Billbee zu arbeiten?

Gruß Matthias

 

Danke für das Statement.

Die Frage ist, ob einfacher Cloudspeicher bzw eigenes Dateisystem (NAS/Server) ausreicht. Ich meine nicht. Streng genommen müsste es ein DMS System (revisionssichere Speicherung, Versionierung) sein - ecoDMS oder so, aber das kann ja jeder für sich entscheiden.


1 Person gefällt dies

Ergänzung:

Ich denke auch, dass bei einer evtl. Prüfung der Gesamteindruck zählt. Hier ist es wichtig, dass man erkennt, dass man sich Gedanken dazu gemacht hat, auch wenn man nicht die HighEnd Speicherlösung hat. PDFs sind ja schon mal nicht verkehrt.

Ich würde eine Cloudlösung in DE vorziehen oder den NAS regelmäßig auf eine Cloud spiegel bzgl. Brand und Diebstahl.

AMZ bietet hier günstige Lösungen in Frankfurt an. 

Gruß Matthias

Wir speichern die Belege in der Cloud und brennen diese von dort zusätzlich monatlich auf DVD. Die DVDs werden dann beim Steuerberater eingelagert. Somit haben wir 3 Quellen, Billbee selbst, Cloud und die DVDs.

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