Den Kund:innen automatisch einen Downloadlink zu digitalen Dateien schicken

Du möchtest, dass deine Kund:innen eine Nachricht mit einem Downloadlink zu einer digitalen Datei (z. B. ein E-Book) (Maximale Größe der Datei ca. 2 GB) voll automatisiert erhält? Dann findest du hier eine Anleitung zum Einrichten der Automatisierung.  Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z. B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um deinen Kund:innen einen Downloadlink zu einer digitalen Datei bereitzustellen, muss über Billbee eine Nachricht an die Kund:innen senden, in der der Downloadlink enthalten ist. Die Nachricht soll dann gesendet werden, wenn die Zahlung eingegangen ist.

Voreinstellungen

Bevor die Regel eingerichtet werden kann, muss ein Benachrichtigungstext für den Versand des Downloadlinks eingerichtet werden. Dieser muss unbedingt den Platzhalter {DownloadUrl} zum Kundenportal, welches im Vorfeld eingerichtet werden muss, enthalten. Bitte überprüfe auch, ob unter Einstellungen / Kundenportal im Reiter "Dateien" der Dateidownload aktiviert ist. Nur so können deine Kund:innen dann auch die Dateien aus dem Kundenportal herunterladen. In den Benachrichtigungstext wird dann eine URL eingefügt, über die der/die Kund:in Zugriff auf seine/ihre Bestellung auf dem Kundenportal hat und der/die Kund:in sich dann die entsprechende digitale Datei herunterladen kann.

Einrichtung der Regeln

Damit deinen Kund:innen der Downloadlink per Nachricht übermittelt werden kann, ist es notwendig, zwei Regeln unter Einstellungen / Automatisierung einzurichten:

1. Für den Fall, dass die Bestellung bei Billbee bereits vorhanden ist und der Status auf "bezahlt" geändert wird
2. Für den Fall, dass die Bestellung zum Zeitpunkt des Importes schon den Status "bezahlt" hat. 

In unserem Beispielfall ist der Name des zuvor angelegten Benachrichtigungstextes "Versand des Downloadlinks".

Die erste Regel, für den Fall, dass die Bestellung bei Billbee schon vorhanden ist und der Status auf "bezahlt" geändert wird, ist wie folgt aufgebaut:

• Auslöser: Bestellstatus geändert (bezahlt)
• Bedingung: Bestellung enthält Downloadartikel (mindestens einen downloadbaren Artikel)
• Aktion: Nachricht an Kund:in (Käufer:in) senden

Die zweite Regel, für den Fall, dass bereits beim Import der Bestellung der Status "bezahlt" durch die Shopverbindung übermittelt wird, sieht so aus:

• Auslöser: Bestellung importiert
• Bedingungen: Es werden zwei Bedingungen für diese Regel angelegt:
  • ODER-Verknüpfung von Bestellstatus einschränken (bezahlt) und Bestellung hat Zahldatum
  • Bestellung enthält Downloadartikel (mindestens einen downloadbaren Artikel)
• Aktion: Nachricht an Kund:in (Käufer:in) senden

wichtig / zu beachten

Falls die Regel nicht ausgeführt wird, überprüfe zuerst die Einstellungen deines Kundenportals. Hier musst du den Dateidownload für die Kund:innen unter Einstellungen / Kundenportal im Reiter "Dateien" aktiveren.

Überprüfe auch, ob dein Benachrichtigungstext richtig angelegt ist (insbesondere der richtige Platzhalter) und ob der richtige Benachrichtigungstext in den Regeln hinterlegt ist.

Besonderheit PayPal

Falls du PayPal als Zahlungsmöglichkeit in Kombination mit Jimdo anbietest, solltest du zur korrekten Regelausführung in den Einstellungen der Shopverbindung einen Haken bei der Option setzen, dass PayPal-Zahlungen automatisch als bezahlt markiert werden.

Den Downloadlink manuell versenden

Wenn du dem Kunden den Downloadlink manuell (erneut) zusenden möchtest, kannst du das aus der Bestellübersicht heraus mit der Funktion "mehr - Nachricht senden" machen -- dabei musst du dann den passenden Benachrichtigungstext auswählen - im Beispiel oben hat er den Namen "Versand des Downloadlinks"

Typische Fehler

Wir haben einige Dinge zusammengetragen, die teilweise dazu führen, dass die Regel nicht korrekt ausgeführt wird.

Die Benachrichtigung mit dem Downloadlink wird auch beim Kauf nicht digitaler Produkte gesendet

Du hast das Problem, dass die Nachricht an die Kund:innen auch dann gesendet wird, wenn gar kein digitales Produkt in der Bestellung dabei ist? Überprüfe in diesem Fall die Bedingungen beider(!) Regeln. Denn es muss ausgewählt sein, dass mindestens ein downloadbarer Artikel in der Bestellung vorhanden ist.

Die Benachrichtigung mit dem Downloadlink wird nicht immer gesendet

Damit die Benachrichtigungen zuverlässig gesendet werden können, müssen unbedingt beide Regeln angelegt werden. Wenn du nur eine der beiden Regeln anlegst, dann wird die Benachrichtigung an deine Kund:innen nicht immer gesendet, sondern nur in dem Fall, für den du die Regel angelegt hast. 

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.