Gehe dazu wie folgt vor:


1. Kundenportal einrichen

Gehe auf Einstellungen / Kunden Downloads - hier kannst du dein Kundenportal einrichten. Sofern du ein Logo bei Billbee hinterlegt hast, dürfte das schon voreingestellt sein, du kannst hier aber auch einen extra Banner hochladen und den vorgeschlagenen Begrüßungstext nach deinen Wünchen anpassen. Die Platzhalter, die du verwenden kannst, findest du hier inkl. Erläuterung: https://support.billbee.de/solution/articles/5000724364

Im zweiten Reiter musst du noch die beiden Haken setzen. Den ersten, damit der Downloadlink zur Rechnung angezeigt wurd, den zweiten, damit die Rechnung erzeugt werden darf, wenn du das noch nicht selber getan hast (und damit auch nicht mehr selber tun musst). Der Reiter "Dateien" ist nur wichtig, wenn man z.B. eBooks zum Download anbieten möchte.


2. Nachrichtentext erstellen

Gehe auf Einstellungen / Benachrichtigungstexte und erstelle einen neuen Text. Der Name wird nur dir angezeigt, ich würde etwas wie "Benachrichtigung Rechungsdownload" nehmen. Der Betreff wird dann für den Emailbetreff übernommen (nur wichtig, wenn die Benachrichtigung per Email verschickt wurd) und im Text kannst du wieder die zuvor erwähnten Platzhalter verwenden. Wichtig ist, dass der Platzhalter {DownloadUrl} enthalten ist, dieser wird in der Mail dann durch den individuellen Link für den Kunden zum Portal ersetzt.


3. Regel erstellen

Gehe auf Einstellungen / Regeln und klicke auf den "Neu" Button.

Der Name dient wieder nur dir zur Orientierung. Als Auslöser wählst du "Auftragsstatus geändert" und dann kannst du wählen bei welchem Statuswechsel du die Mail versenden möchtest, vermutlich "bezahlt" oder "versendet". Den Haken bei "Auch ausführen, wenn Status aus ext. System übernommen wird" musst du setzen, wenn du z.b. in der Shopsoftware den Statuswechsel vornimmst, damit auch dann die Mail rausgeht.

Unter "Bedingung" könntest du noch einschränken, wann die Regel ausgelöst wird. Solltest du dazu Fragen haben, kannst du dich gerne melden.

Als "Aktion" wählst du dann "Nachricht an Käufer senden" und im folgenden Dropdownmenü die Nachricht, die du zuvor Angelegt hast. Jetzt kannst du noch entscheiden, auf welchem Weg die Nachricht geschickt wird. Email geht nur dann, wenn bei Billbee die Kundenmailadresse hinterlegt ist, bei Dawanda Bestellungen müsstest du "Shop/Marktplatz" wählen.


4. Noch eine Regel erstellen.

Jetzt benötigen wir noch eine Regel, für den Fall, dass die Bestellung bereits in dem Status eingelesen wird, der die Regel zuvor auslösen sollte. Als Auslöser nimmt man dann "Auftrag eingelesen" und als Bedingung "Bestellstatus einschränken" und setzt den Haken, den man zuvor bei der anderen Regel gewählt hat. Der Rest (Aktion) muss dann gleich ausgefüllt werden, wie bei der ersten Regel.


So, wir sind durch. Wenn du überprüfen möchtest, ob eine Mail auch wirklich geschickt wurde, dann kannst du unter Einstellungen / Ereignisse alle Aktionen sehen, die in deinem Konto ausgeführt wurden, z.b. auch wenn eine Regel ausgelöst und eine Mail geschickt wurde.