Mit Billbee kannst du per Regel deinen Kunden automatisiert eine Rechnung senden.


SMTP-Server einrichten

Damit Billbee E-Mails senden kann, musst du einen SMTP-Server einrichten.

Wie das funktioniert, erfährst du in diesem Hilfeartikel: SMTP Server einrichten


Regeln anlegen

Um eine Rechnung per Mail senden zu lassen, benötigst du zwei Regeln. Die erste erzeugt die Rechnung und die zweite versendet diese an den Kunden.


Erste Regel (Rechnung erzeugen)

Den Auslöser (1) kannst du anlegen, wie du möchtest, zum Beispiel "Auftragsstatus geändert" auf "Versendet" (2) oder "Bezahlt".

Den Haken bei "Auch ausführen, wenn Status aus ext. System übernommen wird" (3) sollte man setzen, wenn man der Status auch extern über den Shop geändert werden könnte.

Als Aktion (4) wählst du Auftragsdokument erzeugen, als Dokumenttyp (5) Rechnung und setzt den Haken bei "Per Mail an Kunden senden" (6), den zweiten Haken (7) würde ich entfernen.


Ggf. kannst du die Regel noch beschränken (wenn sie z.B. nur für einen von mehreren Shops gelten soll etc.) ansonsten ist sie fertig.


Hinweis: Wenn du "bezahlt" als Auslöser gewählt hast, benötigst du noch eine weitere Regel:

Auslöser: Auftrag eingelesen

Bedingung: Bestellstatus einschränken / bezahlt

Aktion: Auftragsdokument erzeugen / Rechnung


Damit auch die Bestellungen eine Rechnung erhalten, die bereits zum Einlese-Zeitpunkt bezahlt waren.



Zweite Regel (Rechnung senden)

Normalerweise müsste bereits automatisch eine Regel "Rechnung manuell per Email senden" angelegt sein. Wenn nicht lege sie wie folgt an:

Als Auslöser (1) wählst du "Auftragsdokument an Kunde senden". Als Dokumenttyp (2) Rechnung.

Bei Aktion (3) wählst du "Nachricht an Käufer senden" aus.

Innerhalb der Aktion wählst du zuerst den Benachrichtigungstext (4) aus. Danach legst du fest, über welchen Weg (5) die Nachricht gesendet werden soll (Per "Email", über "Shop/Marktplatz" oder "erst per Email, dann über Shop/Marktplatz").

Wenn du über E-Mail versendest musst du bei SMTP Server (6) noch deinen SMTP-Server auswählen