Gambio-Shop Version GX3 mit Billbee verbinden

Du kannst deinen Gambio-Shop ganz einfach mit deinem Billbee Account verknüpfen. Seit der Gambio Version GX3 kann von Billbee die offizielle Gambio API genutzt werden. Um deinen Gambio-Shop an Billbee anzubinden, benötigst du mindestens den Tarif "Small Business", denn im "Start-Up"-Tarif wird der API-Zugang nicht unterstützt, weshalb Shops mit dem "Start-Up"-Tarif nicht an Billbee angebunden werden können. Auch eine GambioCloud Anbindung funktioniert bei Tarifen mit API-Zugriff.

Bei Gambio Version GX4 gibt es ab 21.06.2023 ein paar Erweiterungen in den Einstellungsmöglichkeiten in Billbee und beim Artikelimport von Varianten. Alle Details dazu findest du in unserem separaten Hilfeartikel zur Gambio GX4 Anbindung.

Wie du deinen Gambio-Shop GX3 an Billbee anbindest, erfährst du in diesem Artikel.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu". 

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Scrolle nun runter, bis du bei "Gambio-Shop (ab GX3)" angelangt bist und klicke darauf. Fülle im Reiter "Eigenschaften" alle Informationen aus:

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Name: Gib einen beliebigen internen Namen für deine Shopverbindung ein.

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URL: Gib hier die vollständige URL deines Gambio-Shops (inkl. http:// oder https://) an.

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Admin Login / Admin Passwort: In das Feld "Admin Login" musst du den Benutzernamen des/der Administrator:in deines Gambio-Shops eintragen. In das Feld "Admin Passwort" gibst du das dazugehörige Passwort ein.

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Magnalister Bestellungen ausschließen: Du kannst wählen, ob Magnalister Bestellungen beim Einlesen deiner Gambio Bestellungen ausgeschlossen werden sollen. Ist diese Option aktiviert, dann werden Magnalister Bestellungen nicht eingelesen.

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Änderungen an Bestellungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), Gambio zu Billbee, Billbee zu Gambio oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Gambio-Shop (ab GX3) ↔ Billbee). Hast du Übertragung in beide Richtungen aktiviert, dann werden die Bestellungen im Gambio System auch automatisch als versendet markiert und deine Käufer:innen werden über das Gambio System über den Versand benachrichtigt. 

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Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von Gambio zu Billbee übertragen werden können. Ist die Option aktiviert, dann kannst du noch auswählen, ab welchem Datum die Bestellungen importiert werden sollen. 

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Mindestalter der Bestellung in Minuten: Legt fest, wie alt eine Bestellung beim Shopabruf mindestens sein muss, damit sie importiert wird. Neuere Bestellunegn werden erst zu einem späteren Zeitpunkt importiert. Nutzt du in deinem Shop Apps, die Änderungen an deinen Bestellungen vornehmen, lege mindestens 2 Minuten fest. Beachte: Solltest du in deinem Shop Webhooks verwenden und ein Mindestalter eingestellt haben, wird die Bestellung nicht automatisch X Minuten nach Eingang der Bestellung importiert, sondern erst beim nächsten Shopabruf.

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Bearbeiten von Auftragspositionen oder Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten:  Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus Gambio übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von Gambio übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können. Außerdem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem Gambio-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von Gambio übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.

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Artikel Preisanpassung: Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.

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SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.

Wichtig / zu beachten

Bestandsabgleich

Bitte beachte, dass für Varianten kein Bestandsabgleich zu Gambio GX3 möglich ist. Dies ist erst ab Gambio GX 4.1.1.0 möglich. Alle Informationen dazu findest du Hier.

Statusabgleich

Bei Gambio kann es vom Standard abweichende IDs für die Bestellstatus geben. Dann werden die Bestellstatus bei der Synchronisation unter Umständen nicht korrekt zugeordnet. Bei Problemen können wir die Anbindung anpassen, dazu benötigen wir die numerisch ID des Gambio-Status (und den Status, der diesem in Billbee entsprechen soll. Dazu schickst du bitte eine Mail mit diesen Angaben an suppport@billbee.io, in der du zusätzlich die aktuelle Service-PIN, den Billbee-Account, den Namen (und die Shop-ID) der Shopverbindung (falls du mehrere Gambio-Verbindungen hast) mitteilst. Sendungsnummer können nicht zu Gambio übertragen werden.

Ab Gambio GX 4.1.1.0 kannst du in der neuen Anbindung ein individuelles Statusmapping vornehmen.

Artikelimport

Gambio übermittelt beim Artikelimport immer den Steuerindex 1 = Volle Umsatzsteuer. Wenn du Artikel mit ermäßigter Umsatzsteuer hast, solltest du die Steuersätze nach dem Import prüfen und ggf. entsprechend anpassen.

Sendungsinformationen übertragen

Mit Gambio GX3 ist es leider nicht möglich Sendungsinformationen von Billbee zum Shop zu übertragen. Diese Möglichkeit hast du erst ab Gambio GX 4.1.1.0

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung