Einleitung

Billbee bietet die Möglichkeit, eine automatische Nachricht zu erzeugen und an den Kunden zu sendensobald der Status einer Bestellung auf "Versendet" geändert wurde.

Um eine Regel für eine automatisierte Versandnachricht zu erzeugen geht man zuerst auf Einstellungen (1) und danach auf Regeln (2)



Im darauf folgenden Bereich klickst du auf "Neu" um eine neue Regel anzulegen.

Es öffnet sich folgendes Fenster:



Diese Maske sollte wie folgt ausgefüllt werden:


  1. Das Feld Name (1) wird mit dem Namen der Regel gefüllt. Dieser Name wird später in der Auflistung der Namen gezeigt.
  2. Unter Auslöser (2) wählst du "Auftragsstatus geändert" aus. Diese Regel wird dann ausgelöst sobald sich der Auftragsstatus passend zu dem im "Neuer Auftragsstatus" (3) stehenden Status ändert.
  3. Unter Neue Aktion (4) wird die Aktion ausgewählt die nach ändern des Aufragsstatus ausgeführt wird. Hierzu wird der Punkt "Nachricht an Käufer senden" (5) ausgewählt, um eine Benachrichtigung an den Kunden zu senden


Wenn die Aktion hinzugefügt wurde erscheint folgender Bereich mit unterschiedlichen Einstellungsmöglichkeiten:



Hier sollten folgende Einstellungen vorgenommen werden:

  1. In dem Feld Sende eine Nachricht an den Kunden (1) sollte der passende Benachrichtigungstext (siehe Abschnitt Benachrichtigungstext) geändert werden.
  2. Im Feld Sende die Nachricht über (2) gibt es folgende Möglichkeiten eine Benachrichtigung zu senden:
    • Shop/Marktplatz: Hier wird eine Benachrichtigung über den Shop/Marktplatz an den Kunden versendet. (Hinweis: Diese Funktion wird nicht von allen Plattformen unterstützt)
    • Erst Email dann Shop/Marktplatz: Hier wird zuerst überprüft ob eine Email hinterlegt wurde. Sollte dies der Fall sein wird die Benachrichtigung per Email versendet andernfalls über den Shop/Marktplatz.
    • Email: Hier wird eine Email an die in der Bestellung hinterlegten Email versendet.


Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind die folgenden:

  • Nachricht kann mehrfach gesendet werden: Ist das Häkchen aktiv, kann diese Regel mehrfach ausgeführt werden und die Nachricht wird mehrfach gesendet (wenn z.B. der Status erneut auf versendet geändert wird).
  • BCC: Hier kann optional eine weitere Email Adresse angegeben werden, die diese Nachricht als Kopie erhält.
  • SMTP Server: Hier kann optional ein abweichender SMTP Server ausgewählt werden, falls mehrere Server definiert sind.


Anschließend klickst du auf "Speichern" um die Regel zu speichern.



Benachrichtungstext


Um ein Benachrichtungstext für das Feld "Sende eine Nachricht an den Kunden" zu erstellen führt man folgende Schritte aus:


Man klickt auf Einstellungen (1) und wählt den Punkt Benachrichtigungstexte (2) aus.



Im darauf folgenden Bereich drücke auf "Neu" und es öffnet sich folgendes Fenster:



Hier sollten wie folgt ausgefüllt werden:


  1. Name (1): Hier wird der Name der Benachrichtigung angelegt. Diese wird dann auch in dem Feld "Sende Nachricht an einen Kunden" dargestellt.
  2. Betreff (2): Hier wird der Text für die Betreffzeile eingetragen.
  3. Nachricht (3): Hier wird der zu versendende Text eingefügt.
  4. Bemerkungen (4): Hier lassen sich Bemerkungen hinterlegen die in der Liste der Benachrichtigungstexte zur Veranschaulichung dargestellt werden.

Hinweis: Die Textfelder können mit Platzhaltern/Variablen individualisiert werden. Diese Platzhalter beziehen beim Senden automatisch die Daten der jeweiligen Bestellung und fügen sie in den Text ein. Dies ist sowohl für den Betreff als auch für den Text für das Feld "Nachricht" möglich. Für eine Übersicht einiger Platzhalter ist ein klick auf den Button "Platzhalter" erforderlich.