Automatischer Bestandsabgleich

Der automatische Bestandsabgleich ist eine Funktion, bei der Billbee die Verfügbarkeit eines Artikels bei Änderungen automatisch an Shops und Marktplätze übermitteln kann. Damit lassen sich Überverkäufe effektiv vermeiden, die zeitaufwändige Arbeit, bei jedem Verkauf den Bestand auf allen Plattformen anzupassen, entfällt komplett. Wie du den automatischen Bestandsabgleich aktiviert, kannst du im folgenden Artikel nachlesen.

Einrichtung des automatischen Bestandsabgleichs

Die Übertragung der Bestandsänderung findet zeitnah nach einer Änderung des Lagerbestands statt. In der Regel innerhalb von ca. einer Minute. Bei der Berechnung des Bestandes werden Umrechnungsfaktoren berücksichtigt, falls die Einheit in einem Shop von der Einheit in anderen Shops oder bei Billbee abweicht. Damit ist die Funktion auch für Stoffverkäufer:innen, die die Produkte in unterschiedlichen Einheiten verkaufen, interessant.

Die Funktion lässt sich vielfältig konfigurieren: Sie kann pro Shop und pro Artikel aktiviert / deaktiviert werden. Es können Mindest- und Maximalwerte auf Shop- und Artikelebene angegeben werden.

Achtung: Der Bestandsabgleich erfolgt stets nur von Billbee zu den Shops / Marktplätzen, nicht jedoch umgekehrt. Der Lagerbestand muss deshalb zwingend in Billbee als führendem System gepflegt werden.

Voraussetzungen

Die wichtigste Voraussetzung ist, ob dein genutztes Shopsystem oder Marktplatzsystem den automatischen Bestandsabgleich überhaupt unterstützt. Das kannst du ganz einfach hier herausfinden.

Damit der Abgleich funktioniert, müssen deine Artikel bei Billbee sauber hinterlegt sein. Bei den Artikeln muss ein Anfangsbestand hinterlegt sein und insbesondere ist es wichtig, dass ein Artikel auch nur einmal bei Billbee vorhanden und bei Quellen alle IDs aus den jeweiligen Verkaufsplattformen verknüpft sind. Denn über diese IDs findet der Abgleich primär statt. 

Wichtig: Die Quellen sollten dabei nach Möglichkeit immer mittels Artikelimport hinterlegt werden, da die manuelle Anlage von Quellen sehr fehleranfällig ist.

Aktivierung des automatischen Bestandsabgleichs im Shop

Der Bestandsabgleich muss sowohl für die Shopverbindung als auch für jeden Artikel für jede Quelle separat aktiviert werden.

Wenn dein Shopsystem den automatischen Bestandsabgleich unterstützt, kannst du unter Einstellungen / Kanäle deine Shopverbindung bearbeiten. Klicke neben deiner Shopverbindung, die du bearbeiten möchtest, auf den Stift, um die Shopverbindung zu bearbeiten. Beim Bestandsabgleich ist es ratsam, dass die Synchronisierung der Shops auf mindestens 1x pro Zeitfenster eingestellt ist, damit es nicht zu Überverkäufen kommt, wenn der Shop z. B. über Nacht nicht abgerufen wird, denn Billbee bekommt eine Bestandsänderung nur durch den Bestellimport mit. Das kannst du auch ganz einfach im Reiter "Synchronisierung" machen.

Anschließend klickst du auf den Reiter "Bestandsabgleich". 

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Abgleich aktiv: Hier kann der Abgleich global für die Shop- bzw. Marktplatzverbindung aktiviert werden. Außerdem kannst du den Abgleich bei neuen Artikeln aktivieren, damit bei neu angelegten Artikel der Bestandsabgleich automatisch aktiviert ist. Ist die Option "Bei neuen Artikeln Bestand aus Shop übernehmen" aktiv, wird der aktuelle Bestand einmalig aus dem Shop übernommen, wenn ein Artikel automatisch neu angelegt wird durch einen Shopimport.

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Mindest- bzw. Höchstbestand: In diesen Eingabefeldern können für einen Shop optional ein Mindest- und ein Maximalbestand vorgegeben werden. Steht z. B. der Höchstbestand auf 3, bedeutet das, dass Billbee als Verfügbarkeit maximal 3 übermittelt, auch wenn ein Bestand größer als 3 bei Billbee hinterlegt ist. Achtung: Wenn ein Wert im Feld Mindestbestand eingetragen ist, wird dieser Wert auch übertragen, wenn der tatsächliche Bestand niedriger ist.

Achtung: Nach Aktivierung des Bestandsabgleichs findet der erste Abgleich erst nach der nächsten Änderung des Lagerbestands in Billbee statt.

Aktivierung des automatischen Bestandsabgleichs im Artikel

Nachdem der Bestandsabgleich in deiner Shopverbindung aktiviert ist, musst du noch für jeden Artikel den Bestandsabgleich aktivieren. Im "Bearbeiten"-Fenster eines Artikels kannst du im Reiter "Quellen" pro Artikelquelle den Bestandsabgleich konfigurieren. Über den Stift rechts in der Spalte "Aktionen" kannst du die einzelne Artikelquelle bearbeiten bzw. über den Button "Neue Quelle" unten links kannst du eine neue Quelle hinzufügen.

Im Fenster, was sich beim Neuanlagen von Quellen oder beim Bearbeiten einer bereits vorhandenen Quelle öffnet, kannst du quellenspezifische Einstellungen vornehmen:

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Artikel ID: Gib hier die ID ein, unter der dein Artikel in deinem Shopsystem zu finden ist. Da sich die Artikel IDs je nach Shopsystem spezifisch voneinander unterscheiden, empfehlen wir dir das Hinterlegen von Quellen mittels Artikelimport: Öffne hierfür dein Artikelmenü und klicke auf der oberen Menüleiste auf den Import- Button (kleine Wolke mit Pfeil nach unten). Aktiviere dann die Option "Bestandsabgleich aktivieren" und starte den Artikelimport:

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Einheiten pro Artikel: Du kannst auch abweichende Einheiten pro Artikel konfigurieren. Der Wert, den du hier einträgst wird beim Bestellimport mit der bestellten Menge multipliziert. Trägst du also hier bspw. 10 ein und 5 Stück werden bestellt, ist die BEstellmenge in der Bestellung in Billbee dann 50.

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Bestand Min / Max: Wenn du Mindest- bzw. Höchstwerte für den Bestand deines Artikels definieren möchtest, kannst du das hier machen. 

Hast du Artikel deaktiviert, dann solltest du die Option "Bestandsabgleich für deaktivierte Artikel aussetzen und Bestand in Quellen auf 0 setzen" unter Einstellungen / Artikel & Lager im Reiter "Artikelsynchronisation" beachten:

Kontrolle

Im Reiter "Warenbewegungen" im "Bearbeiten"-Fenster eines Artikels werden alle Änderungen am Bestand mit Grund und Zeitstempel aufgelistet:

Was an die einzelnen Shops übertragen wurde, kann man auf der Seite Berichte / System-Ereignisse sehen:

Hast du auf verschiedenen Marktplätzen / in verschiedenen Shops den gleichen Artikel mit anderen SKUs oder EANs, kannst du diese in Billbee zusammenfassen und damit den Bestand vereinheitlichen und den Abgleich gesammelt durchführen.

Wie genau du Artikel in Billbee zusammenfassen kannst, erklären wir hier.

Wichtig / zu beachten

Achtung: Nach Aktivierung des Bestandsabgleichs findet der erste Abgleich erst nach der nächsten Änderung des Lagerbestands in Billbee statt. Daneben gibt es einige plattformspezifischen Besonderheiten, die du beim automatischen Bestandsabgleichs unbedingt beachten solltest.

Bei Amazon findet die Zuordnung der Artikel beim Bestandsabgleich immer über die SKU statt – nicht über die ASIN (Amazon Standard Identification Number). Es ist also wichtig, dass die SKU bei Billbee mit der SKU bei Amazon übereinstimmt. Außerdem ist der Prozess bei Amazon asynchron, Billbee erhält also keine unmittelbare Rückmeldung, ob die Übertragung erfolgreich war oder nicht. 

Bei FBA-Artikeln darf kein Lagerbestand zu Amazon übertragen werden, weil sonst sog. "shadow child article" angelegt werden. Amazon nimmt dann an, dass der/die Händler:in den Artikel auch selbst versenden möchte. Deshalb darf der Bestandsabgleich für FBA-Artikel nicht aktiviert werden. Falls solch ein Schattenangebot erzeugt wurde, kann das nur gelöscht werden, wenn das Angebot im Seller Central auf "Versand durch Händler" und direkt danach wieder auf "Versand durch Amazon" umgestellt wird.

Mehr Informationen über die Verbindung von Amazon zu Billbee findest du hier.

Detaillierte Informationen über den Bestandsabgleich von Billbee zu Etsy findest du hier.

Bei Ebay sollte die Verwaltung von Bestandseinheiten im Ebay-Account aktiviert sein. Varianten sollten alle eine Bestandseinheit (SKU) haben, damit der Abgleich reibungslos funktioniert.

Mehr Informationen über die Verbindung von Ebay zu Billbee findest du hier.

Nutzt du in deinem Shopify Shop Variantensets werden beim Artikelimport diese als einzelne Artikel angelegt - zusätzlich wird außerdem ein "Elternartikel" angelegt - dieser hat keine SKU, keinen Preis und keinen Lagerbestand.

Neben diesen plattformspezifischen Besonderheiten solltest du bitte auch bedenken, dass Quellen automatisch deaktiviert werden, wenn der Abgleich mehrfach fehlschlägt.

How to Video: Bestandsabgleich einrichten

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