Shopify-Shop mit Billbee verbinden

Billbee unterstützt den Bestellimport aus einem Shopify-Shop. Der Datenabgleich mit Shopify erfolgt über die offizielle Shopify API. Der Abgleich erfolgt vollautomatisch, sobald du Billbee verwendest. Wie du deinen Shopify-Shop mit Billbee verbinden kannst, findest du in diesem Artikel.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu".

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Scrolle nun runter, bis du bei "Shopify-Shop" angelangt bist und klicke darauf. Nun erscheinen zwei Optionen:

1. Vorhandener Shopify Account
2. Neuen Shopify Account erstellen

1) Wird die Option "Vorhandener Shopify Account" ausgewählt, so erfolgt eine Weiterleitung zum Appstore von Shopify und es wird die Billbee App angezeigt. Diese muss zunächst hinzugefügt und installiert werden. Dazu ist es notwendig, sich im bestehenden Shopify Account anzumelden.

Wichtig: Sollte im bestehenden Shop bereits die Billbee App installiert sein, dann funktioniert der hier beschriebene Weg nicht. Wenn die Billbee App für den Shop bereits installiert ist, musst du direkt über Shopify gehen und in den Einstellungen zum Shop, die Billbee App öffnen. Dann verbindet sich dein Shopify Shop ebenfalls mit Billbee.

Ein Shopify Shop kann nur an einen Billbee Account angebunden werden.

Hinweis: Nach der erfolgreichen Anmeldung bei Shopify, erscheint ggf. ein Fenster mit deinen zur Verfügung stehenden Shops. Hier muss dein Shop ausgewählt werden, welcher an Billbee angebunden werden soll.

Sobald der Shop ausgewählt wurde, muss "App hinzufügen" geklickt werden. Im Anschluss erfolgt eine Weiterleitung zu den Shopeinstellungen. Hier muss dann wie oben beschrieben auf "App installieren" geklickt werden.

2) Wird die Option "Neuen Shopify Account erstellen" ausgewählt, so erfolgt eine Weiterleitung zu Shopify.com, dort kann dann ein neuer Shopify Account erstellt werden. Die weitere Verbindung erfolgt dann analog zum unter 1) beschriebenen Workflow.

Letztlich erfolgt dann die Weiterleitung zu Billbee, wo jetzt in der Einstellungsseite zum Shopifykanal, der gültige Access Token, der Shopname und der Name angezeigt werden. Nun kann die Verbindung gespeichert werden und der Shop wurde erfolgreich angebunden.

Hier kannst du dann auch noch weitere shopspezifische Einstellungen vornehmen:

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Name: Beim Neuanlegen der Verbindung wird der Name automatisch mit deinem Shopnamen gefüllt, du kannst aber auch einen beliebigen anderen internen Namen für deinen Shopify-Shop vergeben. Dieser Name wird intern zur Wiedererkennung genutzt.

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Shopify Access Token: Auch der Shopify Access Token wird automatisch gefüllt, bei erfolgreicher Authentifizierung der Verbindung von Shopify zu Billbee. Der Shopify Access Token ist eine längere Zahlen-/Zeichenkombination. Sollte nach dem Login das Feld Shopify Access Token leer bleiben, versuche erneut deinen Shopify Shop zu verbinden.

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Shopname: Hier wird dir nach erfolgreicher Authentifizierung automatisch dein Shopname angezeigt.

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Bezeichnung für Gutschein/Rabatt: In Bezeichnung für Gutschein/Rabatt kannst du eine Bezeichnung für von Shopify übernommene Rabattpositionen eingeben, welche z. B. auf der Rechnung erscheint.

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Gutschrift bei Storno erzeugen	Wähle aus, ob in Billbee eine Gutschrift beim Storno einer Bestellung in Shopify automatisch erzeugt werden soll.
Rechnungsadresse für POS-Verkäufe einlesen	Lege fest, ob die Rechnungsadresse für POS-Verkäufe eingelesen werden sollen.
Zahlstatus "authorized" als "pending" importieren	Wähle aus, ob der Shopify-Zahlstatus "authorized" als "pending" behandelt werden soll.
Archiviert als "Abgeschlossen" behandeln	Lege fest, ob archivierte Bestellung (solltest du diese Option - siehe Punkt 15 - aktiviert haben) als "Abgeschlossen" behandelt werden.
Kunden-Tag den Bestellungen hinzufügen	Lege fest, ob Kunden-Tags deinen von Shopify eingelesenen Bestellungen hinzugefügt werden sollen.
Währung des Kunden importieren	Wähle aus, ob die Währung deiner Kund:innen importiert wird - bestellt also ein Kunde / eine Kundin in bspw. CHF würde die Bestellung in dieser Währung importiert werden.
Webhooks deaktivieren	Lege fest, ob Webhooks deaktiviert werden sollen. Dadurch werden Bestellungen erst zum Zeitpunkt des Importintervalls, welches du in den Einstellungen der Shopverbindung unter dem Reiter "Synchronisierung" festlegst, importiert werden sollen.  Du solltest diese Option aktivieren, wenn du in Shopify Tags zu deinen Bestellungen vergibst. diese können nicht importiert werden, wenn die Webhooks aktiviert sind, da die Bestellung dann bereits zu Billbee importiert wird, bevor das Tag in Shopify gesetzt werden kann.

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Lagerort: Lege die Shopify-Location fest, die für Fulfillment und Bestandsabgleich genutzt werden sollen. Den Lagerort kannst du mithilfe des Dropdown-Menüs auswählen.

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Änderungen an Bestellungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), Shopify zu Billbee, Billbee zu Shopify oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Shopify ↔ Billbee)

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Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von Shopify zu Billbee übertragen werden können. Ist die Option aktiviert, dann kannst du noch auswählen, ab welchem Datum die Bestellungen importiert werden sollen. 

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Bearbeiten von Auftragspositionen verbieten / Erzeugen von Rechnungen  mimt Billbee verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus Shopify übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von Shopify übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können. Außerdem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem Shopify-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von Shopify übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind..

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Artikel Preisanpassung: Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.

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SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.

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Zahlung fällig in X Tagen: Gib an, wann die Zahlungen der Bestellungen fällig sein sollen, die über Shopify eingelesen werden.

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Versand aus: Gib an, aus welchem Land du deine Bestellungen versendest.

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Anonymisieren von Kundendaten aktivieren: Seit 01. Juni 2023 kommt Billbee als Drittanbieter gegenüber Shopify seiner Verpflichtung zur Anonymisierung von Kundendaten nach. Daher ist ab diesem Zeitpunkt die Option zur Anonymisierung standardmäßig aktiviert und kann nicht mehr deaktiviert werden. Du kannst als Zeitspanne zwischen 1 - 730 Tagen wählen und weiterhin, ob die Bestellungen bei der Anonymisierung einen von dir hinterlegten Status erhalten sollen. Weitere Informationen zur Anonymisierung findest du hier.

Wichtig / zu beachten

Shopify übermittelt seit kurzem über die Schnittstelle Informationen zum Umsatzsteuersatz. Der Steuersatz der Artikel wird beim Bestellimport übernommen. Beim Import von Varianten werden diese als einzelne Artikel angelegt - zusätzlich wird außerdem ein "Elternartikel" angelegt - dieser hat keine SKU, keinen Preis und keinen Lagerbestand

Über die Schnittstelle zu Shopify werden standardmäßig keine VAT IDs übertragen. Hierfür kannst du das Plugin "Exemtify" nutzen. "Exemptify" schreibt die VAT ID in das Notizfeld einer Bestellung und setzt den richtigen Status der Steuern. Das ist eine Erweiterung, von der bekannt ist, dass sie mit Billbee kompatibel ist.

Alternativ zu einem Plugin kannst du das auch selbst in Shopify einprogrammieren. Wenn die "note_attributes" Eigenschaft einer Notiz dann "vat-id" oder "vat_id" ist, wird die Notiz als VAT ID übernommen.

Es geht um folgenden Ausdruck:

"note_attributes": [

{

"name": "custom name",

"value": "custom value"

}

Hier müsste VAT-ID der "custom name" sein und "custom value" dann die passende ID.

Eine genauere Erläuterung findest du noch einmal Hier.

Bei korrekter Übermittlung kann Billbee die Bestellungen aus dem EU-Ausland dann als IGL erkennen, wenn du das in deinen Steuereinstellungen aktiviert hast.

Hier findest du noch einmal detailliertere Informationen zu den Einstellungen für Auslandsbestellungen: https://hilfe.billbee.io/article/344-umsatzsteuer#lieferung-ausland

Wenn Billbee den Status "versendet" an Shopify übertragen hat, dann wird kurz danach der Status "abgeschlossen" aus Shopify übernommen, denn standardmäßig wird in Shopify eine Bestellung, die bezahlt und versendet ist, archiviert. In Shopify kann unter "Einstellungen – Checkout"  eingestellt werden, dass solche Bestellungen nicht automatisch archiviert werden.

Mit der Aktualisierung auf die Fulfillment Order API am 14.03.2023 konnte zwischenzeitlich nur eine Sendungsnummer zu Shopify übertragen werden. Du hast ansonsten im Bestellverlauf folgenden Hinweis erhalten "Für den Auftrag '#xyz' wurde aus technischen Gründen nur eine Sendung an den Shop übertragen."

Seit 18.04.2023 ist es nun wieder möglich mehrere Sendungsnummern an Shopify zu übertragen. Wichtig hierbei ist, dass der Status der Bestellung erst dann auf "Versendet" gesetzt werden darf, wenn ALLE Sendungsnummern in der Bestellung hinterlegt sind.

Werden Versandprofile benötigt, dann kannst du die Namen der Versandprofile in deinem Shopify-Account herausfinden. Die Namen der Versandprofile aus dem nachstehenden Screenshot sind bspw. "Standard" und "Standard International".

Diesen Namen trägts du bei der Zuordnung der Versandprodukte in Billbee als "Id" ein.

Grundsätzlich ist es möglich Shopify POS in deinem an Billbee angebundenen Shopify Shop zu nutzen und auch die Verkäufe als Aufträge in Billbee einzulesen. POS Bestellungen werden wie “normale” Shopify Bestellungen zu Billbee eingelesen. Diese lassen sich leider nicht in Billbee unterscheiden.

Ein möglicher Workaround zur Unterscheidung von "normalen" Shopify und Shopify POS Bestellungen wäre ein Plugin in Shopify zu nutzen, welches POS Bestellungen mit einem TAG versieht. TAGs aus Shopify werden zu Billbee übernommen.

Du hast bei Shopify POS die Möglichkeit, einen Verkauf ohne Kundendaten anzulegen. Gibst du keinen Kunden an, wird die Bestellung mit der Kundenbezeichnung “Anonym” in Billbee angelegt. Wichtig dabei ist, dass diese Kundenbezeichnung kein richtiger Kundendatensatz ist, also z. B. nicht für Automatisierungen nutzbar ist.

Shopify Payments

Bis jetzt musstest du deine Zahlungen von Shopify mittels CSV manuell zu Billbee importieren. Jetzt ist es auch möglich die Zahlungen automatisiert mittels der Anbindung von Shopify Payments als Zahlungsdienstleister zu importieren. Wie genau das funktioniert und was du beachten musst, erklären wir dir Hier.

Besonderheit: Einlesen von Gutschriften / Stornos 

Wenn eine Bestellung in Shopify storniert wird, kann das von Billbee eingelesen und eine Gutschrift erzeugt werden. Dazu muss in der Konfiguration der Shopverbindung "Gutschrift bei Storno erzeugen" (siehe 5.) aktiviert werden. Die Gutschrift erhält die Bestellnummer der Ursprungsbestellung mit dem Postfix -GS. Wenn die Ursprungsbestellung in Shopify im Status "abgeschlossen" ist oder das Bestelldatum mehrere Wochen zurückliegt, kann das Storno unter Umständen nicht mehr eingelesen werden.

Vorgehensweise in Shopify

Wird eine Bestellung in Shopify per "Rückgabe" zurückgesandt, wird dies nicht automatisch von Billbee als Gutschrift / Erstattung erkannt. Hierfür ist es notwendig, dass du die Bestellung in deinem Shopify Account direkt stornierst. Erst dann kann sie automatisch von Billbee importiert werden.

Voreinstellungen

Bevor die Regeln eingerichtet werden können, muss ein Benachrichtigungstext für den Versand der Gutschrift angelegt werden. Unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" kannst einen neuen Benachrichtigungstext hinzufügen. Außerdem musst du bei Billbee ein Stornorechnungslayout anlegen, das für die Gutschrift verwendet wird.

Einrichtung der Regeln

Über eine Regel kann dann automatisch eine Gutschrift erzeugt werden. Diese Regel wird so angelegt:

• Auslöser: Bestellung importiert (Alle Importarten)
• Bedingung:
  • Bestellstatus einschränken (bestätigt)
  • Shop einschränken (Shopify)
  • Auftragssumme einschränken (Wenn Auftragssumme kleiner oder gleich -0,01 € ist)
• Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Typ: Rechnung, da wenn in einer Bestellung ein negativer Betrag erkannt wird, automatisch das Stornorechnungslayout verwendet wird.)

Möchtest du jetzt noch, dass diese erstellte Stornorechnung automatisch an deine Kund:innen gesendet wird, kannst du zusätzlich noch folgende Regel anlegen:

• Auslöser: Auftragsdokument an Kunde (*) senden (Typ: Stornorechnung)
• Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
• Aktion: Nachricht an Käufer (*) senden (Wähle noch deinen zuvor angelegten Benachrichtigungstext aus)

Erstattest du in Shopify innerhalb einer Bestellung mehr als den eigentlichen Artikelwert, wird diese Diskrepanz nicht grundsätzlich zu Billbee importiert. Diese Differenz wird nur dann importiert, wenn es bspw. eine Erstattung ohne Artikelbezug ist.

In solchen Fällen der "Übererstattung" müsstest du die Gutschrift in Billbee entsprechend manuell anpassen.

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

How to Video: Shopify an Billbee anbinden

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(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.