Aktionsübersicht

Du hast in Billbee die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben zu automatisieren und an deinen Workflow anzupassen. Konfigurieren kannst du die Regeln unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "Regeln". 

Eine Regel besteht immer aus drei Teilen:

  1. Ein Auslöser, der festlegt, was genau die Regel startet.
  2. Eine oder mehrere Bedingungen (optional)
  3. Eine oder mehrere Aktionen, die ausgelöst werden.

In diesem Artikel geht es um die Aktionen, die festlegen, wann eine Regel angewendet wird. Bedingungen und Auslöser werden in separaten Artikeln behandelt.


In diesem Artikel

Angebotslayout festlegen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, das Angebotslayout einer Bestellung zuzuordnen.

Einstellungen: Lege fest, welches von dir erstellte Angebotslayout der Bestellung zugewiesen werden soll und ob das Layout einer Bestellung mit dem von dir gewählten Layout überschrieben werden soll, falls bereits ein anderes Layout zugeordnet wurde.

Artikel hinzufügen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass einer Bestellung ein Artikel automatisch hinzugefügt wird, bspw. ein kleines Dankeschön oder ein Goodie.

Einstellungen: Wähle den Artikel, der der Bestellung hinzugefügt werden soll, aus deinem Bestand aus und füge ihn der Aktion hinzu.

Auftragsbestätigungslayout festlegen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, das Auftragsbestätigungslayout einer Bestellung zuzuordnen.

Einstellungen: Lege fest, welches von dir erstellte Auftragsbestätigungslayout der Bestellung zugewiesen werden soll und ob das Layout einer Bestellung mit dem von dir gewählten Layout überschrieben werden soll, falls bereits ein anderes Layout zugeordnet wurde.

Auftragsdokument erzeugen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass Auftragsdokumente (Rechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen) erzeugt werden und versendet und/oder abgespeichert bzw. gedruckt werden.

Einstellungen: Hinterlege einige Einstellungen, um Auftragsdokumente automatisch zu erzeugen:

  • Dokumenttyp: Wähle aus, ob eine Rechnung, ein Lieferschein oder eine Auftragsbestätigung erzeugt werden soll.
  • PDF speichern auf: Wähle einen bereits eingerichteten Cloudspeicher/Cloudprinter aus, auf dem das Dokument gespeichert oder gedruckt werden soll.
  • Per Mail an Kunden (*) senden: Aktivierst du diese Option, wird das erzeugte Dokument darauf vorbereitet per E-Mail an deine Kund:innen gesendet zu werden. Für den tatsächlichen Versand ist eine zweite Regel notwendig.
  • Nur ausführen, wenn das Dokument noch nicht erstellt wurde: Aktivierst du diese Option, wird die Regel nur ausgeführt, wenn das festgelegte Auftragsdokumente im Vorfeld noch nicht erzeugt wurde.
  • Anonymisierte Bestellungen ignorieren: Aktivierst du diese Option, bleiben anonymisierte Bestellungen bei der Erstellung des Auftragsdokumentes unberücksichtigt.

Praxisbeispiele: Wie die Aktion in einer Beispielregel aussieht, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

Benutzer (*) zuweisen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, einzelne Mitarbeiter:innen Bestellungen zur Weiterverarbeitung zuzuweisen.

Einstellungen: Wähle den/die gewünschte:n Mitarbeiter:in aus.

Bestellstatus ändern

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass der aktuelle Status einer Bestellung automatisch geändert wird.

Einstellungen: Wähle zunächst den Status aus, den die Bestellung nach der Regelausführung haben soll. Außerdem musst du noch entscheiden, ob der neue Status auch gesetzt werden soll, wenn der aktuelle Status der Bestellung höher ist. 

Praxisbeispiele: Wie die Aktion in einer Beispielregel aussieht, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

Die Reihenfolge der Status ist dabei folgende:

Status Beschreibung
1 Bestellt
2 Bestätigt
3 Bezahlt
4 Versendet
5 Reklamiert
6 Gelöscht
7 Abgeschlossen
8 Storniert
9 Archiviert
10 1. Mahnung
11 2. Mahnung
12 Gepackt
13 Angeboten
14 Zahlungserinnerung
15 Im Fulfillment

Bestellung versenden

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass eine Bestellung automatisch versendet wird, sofern das möglich ist.

Einstellungen: Definiere, welchen Status die Bestellung nach dem Versenden aufweisen soll (verpackt, versendet, im Fulfillment) oder ob kein Statuswechsel stattfinden soll.

Bestellung(en) exportieren

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass Bestellungen in einem bestimmten Zeitintervall in einem von dir gewählten Format automatisch exportiert werden.

Einstellungen: Um Bestellungen automatisch exportieren zu lassen, kannst du folgende Einstellungen vornehmen: 

  • Format: Wähle das Format aus, in welchem die Bestellungen exportiert werden sollen. Zur Verfügung stehen eine CSV Datei, eine CSV Datei mit Artikelumsatz pro Monat (netto), eine CSV Datei mit Auftragspositionen, Collmex Umsatzexport oder ein DATEV Erlöseexport.
  • Tag: Wähle aus, ob ein Tag gesetzt werden soll, der den Export der Bestellungen markiert.
  • Nur Aufträge ohne Tag exportieren: Ist diese Option gesetzt, werden nur die Aufträge exportiert, die noch keinen Export-Tag haben. So können Dopplungen vermieden werden
  • Datei auf Cloudspeicher ablegen: Möchtest du, dass die exportierte Datei in einem von dir eingerichteten Cloudspeicher gespeichert wird, kannst du diesen hier auswählen.
  • Zusendung per E-Mail an: Möchtest du die Exportdatei per E-Mail erhalten, kannst du hier die gewünschte E-Mail Adresse hinterlegen, an die die Exportdatei gesendet werden soll.
  • E-Mail Betreff: Wähle einen Betreff für die E-Mail für die Zusendung der Exportdatei, um die Zuordnung zu erleichtern.

Ereignis auslösen

Beschreibung: Möchtest du eine Regel zeitverzögert auslösen, muss die Regel die Aktion "Ereignis auslösen" enthalten.

Einstellungen: Gib zunächst an, welches Ereignis verzögert ausgeführt werden soll. Achte hier bitte auf die richtige Schreibweise des Ereignisses. Der Ereignisname muss mit dem Namen übereinstimmen, welcher in der Regel ist, die du vezögern möchtest und entsprechend den Auslöser "Ereignis ausgelöst" hat. Änderst du den Namen des Ereignisses, musst du das in beiden Regeln aktualisieren. Gib dann an, um welchen Zeitraum sich das Ereignis verzögern soll.

Wenn du mehr über zeitverzögerte Regeln lesen möchtest, kann du das hier machen.

Praxisbeispiele: Wie die Aktion in einer Beispielregel aussieht, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

Externe URL aufrufen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass eine bestimmte URL (mit Platzhaltern) aufgerufen wird, wenn die Regel ausgelöst wird.

Einstellungen: Hinterlege den Link für den Aufruf. Du kannst in diesem Feld auch Platzhalter nutzen.

Praxisbeispiele: Wie die Aktion in einer Beispielregel aussieht, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

Lieferscheinlayout festlegen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, das Lieferscheinlayout einer Bestellung zuzuordnen.

Einstellungen: Lege fest, welches von dir erstellte Lieferscheinlayout der Bestellung zugewiesen werden soll und ob das Layout einer Bestellung mit dem von dir gewählten Layout überschrieben werden soll, falls bereits ein anderes Layout zugeordnet wurde.

Nachricht an E-Mail-Adresse senden

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass eine Nachricht mit einem vordefinierten Benachrichtigungstext an eine beliebige E-Mail-Adresse gesendet wird

Einstellungen: Um eine Nachricht an eine E-Mail-Adresse zu senden, kannst du noch folgende Einstellungen vornehmen: 

  • Sende folgende Nachricht an die E-Mail Adresse : Wähle hier einen deiner Benachrichtigungstexten aus. Beachte, dass die Benachrichtigungstexte im Vorfeld von dir definiert werden müssen. Mit dem Stiftsymbol kannst du den bereits definierten Benachrichtigungstext bearbeiten. Klickst du auf das Pluszeichen kannst du einen neuen Benachrichtigungstext hinzufügen.
  • an folgende Adresse: Definiere die E-Mail-Adresse, an die die Nachricht gesendet werden soll
  • Nachricht kann mehrfach gesendet werden: Aktivierst du diese Option, kann der Benachrichtigungstext auch mehrfach gesendet werden. 

Nachricht an Käufer (*)senden

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, eine Nachricht mit einem vordefinierten Benachrichtigungstext an deine Käufer:innen zu senden.

Einstellungen: Um eine Nachricht an deine Käufer:innen zu senden, sind folgende Einstellungen möglich: 

  • Sende folgende Nachricht an den Kunden (*): Wähle hier einen deiner Benachrichtigungstexte aus. Beachte, dass die Benachrichtigungstexte im Vorfeld von dir definiert werden müssen. Mit dem Stiftsymbol kannst du den bereits definierten Benachrichtigungstext bearbeiten. Klickst du auf das Pluszeichen kannst du einen neuen Benachrichtigungstext hinzufügen.
  • Nachricht kann mehrfach gesendet werden: Aktivierst du diese Option, kann der Benachrichtigungstext auch mehrfach gesendet werden. 
  • BCC: In diesem Feld kann optional eine beliebige E-Mail-Adresse angeben werden, welche dann Blindkopien von allen mit dieser Regel gesendeten E-Mails bekommt. 
  • SMTP Server: Wähle hier einen deiner angelegten SMTP Server aus. Hast du keinen SMTP-Server angelegt, wird als Absenderadresse der Nachricht an deine Käufer:innen noreply@billbee.de verwendet. Um zu vermeiden, dass Nachrichten von dir im Spam-Ordner der Kund:innen landen, empfehlen wir, dass du einen SMTP Server einrichtest. Wie du das machst, findest du hier.

Praxisbeispiele: Wie die Aktion in einer Beispielregel aussieht, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

Nummernkreis zuweisen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, verschiedene Nummernkreise automatisch zu Bestellungen hinzuzufügen. Dies kann zur Unterscheidung dienen, bspw. verschiedene Nummernkreise für Bestellungen aus verschiedenen Ländern.

Einstellungen: Wähle die gewünschten Nummernkreise für Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Angebote aus, die mit Ausführung der Regel gesetzt werden soll. Bitte beachte, dass die Nummernkreise nur angepasst werden, wenn noch keine Nummer im Vorfeld erzeugt wurde. Möchtest du, dass die Nummernkreise immer überschrieben werden, d.h. auch, falls bereits eine Nummer gesetzt ist, kannst du die Option "Nummernkreise überschreiben, falls bereits gesetzt" anhaken.

Rechnungslayout festlegen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, das Rechnungslayout einer Bestellung zuzuordnen.

Einstellungen: Lege fest, welches von dir erstellte Rechnungslayout der Bestellung zugewiesen werden soll und ob das Layout einer Bestellung mit dem von dir gewählten Layout überschrieben werden soll, falls bereits ein anderes Layout zugeordnet wurde.

Sprache des Kunden (*) setzen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass die Sprache der Kund:innen automatisch gesetzt wird.

Einstellungen: Wähle zunächst aus, welche Sprache gesetzt werden soll und ob die Sprache überschrieben werden soll, falls bereits eine Sprache gesetzt wurde.

Praxisbeispiele: Wie die Aktion in einer Beispielregel aussieht, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

Steuermodus setzen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, den Steuermodus einer Bestellung (neu) zu setzen.

Einstellungen: Lege fest, welchen Steuermodus die Bestellung erhalten soll. 

Stornorechnungslayout festlegen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, das Stornorechnungslayout einer Bestellung zuzuordnen.

Einstellungen: Lege fest, welches von dir erstellte Stornorechnungslayout der Bestellung zugewiesen werden soll und ob das Layout einer Bestellung mit dem von dir gewählten Layout überschrieben werden soll, falls bereits ein anderes Layout zugeordnet wurde.

Tag von der Bestellung entfernen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass von der Bestellung ein von dir gewählter Tag entfernt wird.

Einstellungen: Definiere den Text, welcher als Tag von der Bestellung entfernt werden soll.

Tag zu der Bestellung hinzufügen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass der Bestellung ein von dir gewählter Tag zugewiesen wird.

Einstellungen: Definiere den Text, welcher als Tag der Bestellung hinzugefügt werden soll.

Praxisbeispiele: Wie die Aktion in einer Beispielregel aussieht, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

Verpackungstyp festlegen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass der Verpackungstyp einer Bestellung automatisch festgelegt wird, wenn z.B. ein bestimmter Artikel in der Bestellung enthalten ist. Voraussetzung dafür ist, dass Verpackungstypen unter Versand & Fulfillment im Reiter "Verpackungstypen" angelegt sind.

Einstellungen: Aktivierst du die Option "Verpackungstyp manuell setzen", dann kannst du deinen zuvor angelegten Verpackungstypen über das Dropdown-Menü auswählen. Außerdem kannst du noch wählen, ob der Verpackungstyp überschrieben werden soll, falls schon ein anderer Verpackungstyp gesetzt wurde.

"Versand aus" festlegen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass das Land zu bestimmen aus welchem versendet wurde.

Einstellungen: Lege fest, aus welchem Land versandt wird.

Versandweg festlegen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass der Versandweg einer Bestellung automatisch festgelegt wird.

Einstellungen: Wähle zunächst aus, welcher Versandweg der Bestellung zugeordnet werden soll und ob der Versandweg überschrieben werden soll, falls bereits ein anderer Versandweg gesetzt ist.

Praxisbeispiele: Wie die Aktion in einer Beispielregel aussieht, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

Versandzentrum festlegen

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, das Versandzentrum festzulegen, aus welchem versandt wurde.

Einstellungen: Definiere ein Versandzentrum. Beachte, dass du hier max. 10 Zeichen eingeben kannst.

Zahlart der Bestellung ändern

Beschreibung: Die Aktion dient dazu, dass die Zahlart bei bestimmten Bedingungen angepasst wird.

Einstellungen: Definiere die neue Zahlart.

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.

How To Video: Übersicht der Aktionen (Automatisierungen)

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